Informatie voor bedrijven die het keurmerk willen behalen of behouden
Om een keurmerk te behalen moeten bedrijven het volgende traject doorlopen:
1. Implementatie van het keurmerk
2. Audit op het keurmerk
3. Behalen en behouden van het keurmerk
1. Implementatie van het keurmerk
Het bedrijf dient het keurmerk in zijn organisatie te implementeren. Dit betekent dat daar waar nodig het bedrijfsbeleid, bedrijfsprocessen of -procedures en diverse documenten aangepast dienen te worden.
De eisen van het keurmerk zijn onderverdeeld in must- en puntenvragen. Om voor het keurmerk te behalen moet aan alle mustvragen worden voldoen en moet een minimale score worden behaald met de puntenvragen.
2. Audit op het keurmerk
Als het bedrijf klaar is met de implementatie, moet een onafhankelijke, deskundige organisatie (een certificerende instelling) vaststellen of daadwerkelijk aan alle eisen van het keurmerk wordt voldaan. Bedrijven dienen zelf een certificerende instelling in de hand te nemen.
Welke Certificerende Instelling?
In principe kan iedere certificerende instelling audits verrichten. De certificerende instelling moet echter wel een overeenkomst hebben met de instantie die het keurmerk beheert. In deze overeenkomst wordt onder meer geregeld hoe de certificerende instelling de audit uitvoert.
Klik hier voor een recent overzicht van bevoegde certificerende instellingen.
3. Behalen en behouden van het keurmerk
Keurmerk behalen
Na de audit brengt de certificerende instelling een rapport uit aan het keurmerkuitgevend orgaan. Dit orgaan geeft het keurmerk uit.
Voorwaarden keurmerkhouder & keurmerklogo
Bedrijven die het keurmerk hebben behaald, krijgen van het keurmerkuitgevende orgaan een certificaat en het keurmerklogo. Het logo mag gevoerd worden op bedrijfsuitingen zoals briefpapier, company-brochure, internetsite, enz.
Daarnaast zijn keurmerkhouders gebonden aan een aantal voorwaarden zoals een klachtenregeling.
Keurmerk behouden: jaarlijkse audit
Bedrijven die het keurmerk hebben gehaald, zullen ieder jaar moeten aantonen dat zij nog steeds aan alle vereisten voldoen. Een jaarlijkse audit is verplicht. In principe zal de certificerende instelling de keurmerkhouder benaderen voor het maken van een afspraak van een controle-audit. De keurmerkhouder wordt echter ook geacht zelfstandig deze termijn in de gaten te houden.
Keurmerk behouden: herbeoordeling
Als na drie jaar de geldigheidsduur van het keurmerk is verlopen, moet een certificerende instelling opnieuw en volledig vaststellen of het bedrijf nog aan alle eisen van het keurmerk voldoet. In de regel zal de certificerende instelling de keurmerkhouder hierover benaderen maar ook hiervoor geldt dat de keurmerkhouder deze termijn zelfstandig in de gaten moet houden.
